El Control Interno.
El Control Interno es un sistema integral que involucra la acción de todas las estancias que en la administración realizan alguna actividad, para comprometerlas en el logro del objetivo común del municipio. Se trasciende así el simple ejercicio de la vigilancia. la oficina o unidad de control interno (clasificación que depende del tamaño de la institución), tiene la responsabilidad de verificar los mecanismos e instrumentos de control establecidos por el legislador para:
a. Salvaguardar sus recursos.
b. Verificar la exactitud y veracidad de la información administrativa y financiera.
c. Promover la eficiencia de las operaciones
d. Estimular el acatamiento de las decisiones adoptadas y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.
e. Garantizar que la actividad y gestión de las operaciones se desenvuelva dentro del respeto debido a las disposiciones legales, reglamentarias y normativas vigentes.
Dado que el control constituye una herramienta de gestión, le corresponde al representante legal de la entidad sujeto de control; la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control interno; el cual se debe adecuar a las necesidades, realidades específicas de la entidad y ajustarse a sus metas, planes y programas. En cada área funcional, la responsabilidad de establecer, ejecutar, mantener y perfeccionar el control interno le corresponde al Jefe del respectivo organismo.
Sus principios son: Igualdad, Moralidad, Eficiencia, Economía, Celeridad, Imparcialidad, Publicidad y Valoración de Costos Ambientales.
CONTROL DE GESTIÓN Y RESULTADOS
CONTROL DE GESTIÓN: Cuya Finalidad es el cumplimiento de los preceptos de los encargados de manejar la riqueza de la sociedad.
CONTROL DE RESULTADOS: Cuya Finalidad es el análisis de los sujetos para cumplir Planes, programas y proyectos en un tiempo determinado.
Gestión Pública: Servir de instrumentos de la Ejecución de la Política económica y Social
Gestión Privada: Carácter Financiero; Instrumentos de Lucro.
CONTROL DE GESTIÓN: DEFINICIONES: (1.) Instrumento de Gerencia, integral y estratégico que apoyado en Indicadores; índices y cuadros producidos en forma sistemática, periódica y objetiva; permite el desarrollo institucional de las organizaciones. (2.) Es un sistema de información estadístico; financiero; administrativo y operativo; que, puesto al servicio de las directivas de la organización, les permite tomar decisiones acertadas y oportunas, adoptar las medidas correctivas que correspondan y controlar la evolución en el tiempo de las principales variables y procesos.
El Control Interno es un sistema integral que involucra la acción de todas las estancias que en la administración realizan alguna actividad, para comprometerlas en el logro del objetivo común del municipio. Se trasciende así el simple ejercicio de la vigilancia. la oficina o unidad de control interno (clasificación que depende del tamaño de la institución), tiene la responsabilidad de verificar los mecanismos e instrumentos de control establecidos por el legislador para:
a. Salvaguardar sus recursos.
b. Verificar la exactitud y veracidad de la información administrativa y financiera.
c. Promover la eficiencia de las operaciones
d. Estimular el acatamiento de las decisiones adoptadas y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.
e. Garantizar que la actividad y gestión de las operaciones se desenvuelva dentro del respeto debido a las disposiciones legales, reglamentarias y normativas vigentes.
Dado que el control constituye una herramienta de gestión, le corresponde al representante legal de la entidad sujeto de control; la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control interno; el cual se debe adecuar a las necesidades, realidades específicas de la entidad y ajustarse a sus metas, planes y programas. En cada área funcional, la responsabilidad de establecer, ejecutar, mantener y perfeccionar el control interno le corresponde al Jefe del respectivo organismo.
Sus principios son: Igualdad, Moralidad, Eficiencia, Economía, Celeridad, Imparcialidad, Publicidad y Valoración de Costos Ambientales.
CONTROL DE GESTIÓN Y RESULTADOS
CONTROL DE GESTIÓN: Cuya Finalidad es el cumplimiento de los preceptos de los encargados de manejar la riqueza de la sociedad.
CONTROL DE RESULTADOS: Cuya Finalidad es el análisis de los sujetos para cumplir Planes, programas y proyectos en un tiempo determinado.
Gestión Pública: Servir de instrumentos de la Ejecución de la Política económica y Social
Gestión Privada: Carácter Financiero; Instrumentos de Lucro.
CONTROL DE GESTIÓN: DEFINICIONES: (1.) Instrumento de Gerencia, integral y estratégico que apoyado en Indicadores; índices y cuadros producidos en forma sistemática, periódica y objetiva; permite el desarrollo institucional de las organizaciones. (2.) Es un sistema de información estadístico; financiero; administrativo y operativo; que, puesto al servicio de las directivas de la organización, les permite tomar decisiones acertadas y oportunas, adoptar las medidas correctivas que correspondan y controlar la evolución en el tiempo de las principales variables y procesos.
FUNCIONES DEL CONTROL DE GESTIÓN.
- Facilitar que se puedan conocer las economías de la empresa
- Facilitar los procesos de tomar las decisiones
- Racionalizar el uso de la información
- Controlar la evolución en el tiempo de los principales procesos y variables
- Servir de base para adoptar normas estándares efectivas y útiles para la empresa u organización
- Servir de base para establecer planes de remuneración y sistemas de incentivos
- Servir de base de negociación
- Servir de base para la planificación
- Operar en términos de rendimientos y no simplemente en función de desarrollar actividades.
El criterio orientador es no mirar el control de gestión como una simple normatividad; si no como una herramienta gerencial de utilidad en la toma de decisiones constantes, que sirva como instrumento: Racionalizador; integrador de recursos; catalizador de procesos y de modernización de las empresas.
INDICADORES: Son cocientes que comparan características determinadas de un proceso: Son útiles para analizar rendimientos y pueden expresar relaciones de causa – efecto entre los insumos que intervienen en un proceso o actividad y los resultados del mismo. Por lo general se expresan en %.
INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD: Se asocian con la capacidad transformadora de la entidad.
CRITERIOS BÁSICOS:
A) EFICACIA OPERATIVA (PRODUCTIVIDAD):
Volumen de Producción
Cuya relación = --------------------------------------
Insumos que intervienen en el proceso de producción.
Ejemplo: Toneladas/Hombre - mes;
Unidades/Hombre – maquina( insumos)
Incluye indicad ores de agilidad: Por ejemplo. Días hábiles para tramitar una solicitud; una cita Médica, la compra de insumos.
B) EFICIENCIA COMERCIAL ( COBERTURA):
Volumen calculado en el mercado
Cuya relación está dada por: -------------------------------------------------
Tamaño del Mercado.
Ejemplo: Número de usuarios atendidos por Internet por cada 1.000 líneas de la Ciudad de Cartagena .
Número de lineas teléfonicas por cada 10.000 Habitantes en Bogotá.
D) EFICIENCIA FINANCIERA (COSTO):
Costo causado
Cuya relación esta dada por: ------------------------------
Unidades producidas
Ejemplo: Costo por usuario de internet atendido.
Costo por minuto de llamadas.
Costo por minuto computador utilizado.
- Facilitar que se puedan conocer las economías de la empresa
- Facilitar los procesos de tomar las decisiones
- Racionalizar el uso de la información
- Controlar la evolución en el tiempo de los principales procesos y variables
- Servir de base para adoptar normas estándares efectivas y útiles para la empresa u organización
- Servir de base para establecer planes de remuneración y sistemas de incentivos
- Servir de base de negociación
- Servir de base para la planificación
- Operar en términos de rendimientos y no simplemente en función de desarrollar actividades.
El criterio orientador es no mirar el control de gestión como una simple normatividad; si no como una herramienta gerencial de utilidad en la toma de decisiones constantes, que sirva como instrumento: Racionalizador; integrador de recursos; catalizador de procesos y de modernización de las empresas.
INDICADORES: Son cocientes que comparan características determinadas de un proceso: Son útiles para analizar rendimientos y pueden expresar relaciones de causa – efecto entre los insumos que intervienen en un proceso o actividad y los resultados del mismo. Por lo general se expresan en %.
INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD: Se asocian con la capacidad transformadora de la entidad.
CRITERIOS BÁSICOS:
A) EFICACIA OPERATIVA (PRODUCTIVIDAD):
Volumen de Producción
Cuya relación = --------------------------------------
Insumos que intervienen en el proceso de producción.
Ejemplo: Toneladas/Hombre - mes;
Unidades/Hombre – maquina( insumos)
Incluye indicad ores de agilidad: Por ejemplo. Días hábiles para tramitar una solicitud; una cita Médica, la compra de insumos.
B) EFICIENCIA COMERCIAL ( COBERTURA):
Volumen calculado en el mercado
Cuya relación está dada por: -------------------------------------------------
Tamaño del Mercado.
Ejemplo: Número de usuarios atendidos por Internet por cada 1.000 líneas de la Ciudad de Cartagena .
Número de lineas teléfonicas por cada 10.000 Habitantes en Bogotá.
D) EFICIENCIA FINANCIERA (COSTO):
Costo causado
Cuya relación esta dada por: ------------------------------
Unidades producidas
Ejemplo: Costo por usuario de internet atendido.
Costo por minuto de llamadas.
Costo por minuto computador utilizado.
E. SATISFACCIÓN DEL USUARIO (CALIDAD):
Número de quejas y reclamos
Cuya relación : ----------------------------------------------------
está dada por Número de utilización del servicio por los usuarios.
INDICADORES DE GESTIÓN: Son coeficientes que permiten evaluar la Eficiencia, eficacia, economía, equidad y ecología de las empresas. Se asocian con la capacidad administrativa o de gestión de la Gerencia.
CRITERIOS BÁSICOS:
A. ANÁLISIS DE COMPOSICIÓN: Asignación de recursos de una empresa, busca tendencia historicas de procesos. Ejemplo: Composición de personal; de inversión; de servicios por clase de portales o de paginas web.
B. ANÁLISIS DE DESVIACIÓN: Evalúa la capacidad de definir objetivos y alcanzarlos. Es decir los programado versus lo ejecutado. Ejemplo: % ejecución de gastos; % de ejecución de ventas% de ejecución de la inversión o el funcionamiento.
C. ANÁLISIS DE PARTICIPACIÓN: Establece la comparación de participación en el mercado de una actividad de la empresa. Ejemplo Participación en las ventas, en el servicio; en relación a activos; en relación al número de afiliados o usuarios.
Los indicadores de productividad + los indicadores de gestión = Desempeño institucional.
D) ANÁLISIS DE VARIABLES: Determina el saneamiento financiero de la empresa. D1) ANÁLISIS FINANCIEROS D2) ANÁLISIS DE UTILIZACIÓN: Rotación; Ejemplo: Rotación de cartera; inventarios; activos y personal. D3) ANÁLISIS DE DENSIDAD: La armonía y racionalidad de la estabilidad de la empresa. Ejemplo: No. funcionarios por cada 1.000 suscriptores; Número de equipos por cada 1.000 usuarios; personal administrativo en relación con personal operativo.
E) ANÁLISIS GLOBAL:(SINERGIA):Eficiencia Global, determina la buena gerencia. Ejemplo: gastos por funcionarios; gastos por afiliado promedio; Ingreso por funcionario; Ingreso por afiliado; Inversión por afiliado.
ÍNDICES: Sirven para detectar variaciones con respecto a unas metas, estándares y normas preestablecidas; no son adecuados para analizar relaciones de causa – efecto.
Son indicadores de la evolución de los precios o de las cantidades físicas de una variable; en un periodo de estudio t y el correspondiente promedio en un periodo de referencia 0 denominado base. No constituyen una medida en el sentido de la física.
Los indicadores de productividad + los indicadores de gestión = Desempeño institucional.
D) ANÁLISIS DE VARIABLES: Determina el saneamiento financiero de la empresa. D1) ANÁLISIS FINANCIEROS D2) ANÁLISIS DE UTILIZACIÓN: Rotación; Ejemplo: Rotación de cartera; inventarios; activos y personal. D3) ANÁLISIS DE DENSIDAD: La armonía y racionalidad de la estabilidad de la empresa. Ejemplo: No. funcionarios por cada 1.000 suscriptores; Número de equipos por cada 1.000 usuarios; personal administrativo en relación con personal operativo.
E) ANÁLISIS GLOBAL:(SINERGIA):Eficiencia Global, determina la buena gerencia. Ejemplo: gastos por funcionarios; gastos por afiliado promedio; Ingreso por funcionario; Ingreso por afiliado; Inversión por afiliado.
ÍNDICES: Sirven para detectar variaciones con respecto a unas metas, estándares y normas preestablecidas; no son adecuados para analizar relaciones de causa – efecto.
Son indicadores de la evolución de los precios o de las cantidades físicas de una variable; en un periodo de estudio t y el correspondiente promedio en un periodo de referencia 0 denominado base. No constituyen una medida en el sentido de la física.
METODOLOGÍA: Representatividad; tamaño de muestra; procesamiento; inconsistencia; Periodicidad de la producción; aspectos teóricos; prácticos; de cobertura; eliminación y/o introducción de productos; la calidad y sus cambios; base del índice; calculo de las ponderaciones y Cambios de productos y sus fuentes.
ÍNDICE DE PRECIOS: Es el promedio ponderado de los precios relativos de un grupo de artículos, denominado canasta, entre el periodo de estudio y un periodo de referencia llamado base. Se presenta en %.; el cual restado de 100 mide el aumento o disminución promedio de los precios entre los dos periodos.
ÍNDICE DE CANTIDADES: Es el promedio ponderado de las cantidades relativas a un grupo de artículos, denominado canasta, entre el periodo de estudio y un periodo de referencia llamado base. Se escribe en % y al restarlo de 100 arroja el aumento o disminución promedio de las cantidades entre los dos periodos.
ÍNDICE DE PRODUCTIVIDAD: Es el índice del volumen de producción a Precios constantes, dividido por el índice de volumen de factores.
Para el éxito de la medición EL INDICADOR se considera como una razón o cociente y se asocian a su medición los siguientes Índices:
• DE LATENCIA: Relación de la capacidad y la potencialidad de producir un bien o servicio.
• DE COMPORTAMIENTO: Relación de actualidad y potencialidad que produce un balance en el corto tiempo y la posibilidad de inversión en recursos para que la productividad se mantenga o se incremente.
• DE PRODUCTIVIDAD: Relación de actualidad y capacidad, es decir, el posible desarrollo frente a recursos inactivos presente.
INSPECCIÓN: es una actividad de ver los procesos.
INTERVENTORIA: Es una actividad que tiene como función alcanzar plenamente los objetivos de los procesos de un proyecto; ejerciendo un control, sobre el cumplimiento de los contratos y el éxito de su ejecución en términos de coberturas y calidad, a costos razonables y con resolución de los problemas inherentes en cada etapa de la ejecución de dicho proyecto.
PROCESOS: Es cualquier actividad o grupo de actividades que emplea un insumo, se le agrega valor a éste y suministra finalmente un producto a un cliente externo o interno. Un proceso consiste en un grupo de tareas lógicamente relacionadas, apoyado con los recursos de la empresa para que produzca resultados específicos.
PROCEDIMIENTO: se le reconoce como un modo prescrito de ejecución de trabajo para alcanzar un objetivo preestablecido. Es la instrucción que conduce a la realización de un sistema o planes para obtener eficientes y mejores resultados de cada actividad o función y que hacen parte de la Planeación que comprende Objetivos, Políticas y Procedimientos (actividades paso a paso).
MÉTODOS: Es la determinación de cómo efectuar una labor al tomar en cuenta el objetivo, los recursos disponibles, así como el tiempo y el esfuerzo.
FINES DE LOS MÉTODOS: Mejorar procesos y procedimientos, Mejorar la disposición de la institución y el lugar de trabajo, alcanzar la eficiencia y la eficacia en las actividades de la entidad; reducir la fatiga producida por esfuerzos innecesarios y mejorar el clima organizacional.
.
INFORMACIÓN REQUERIDA PARA EL DIAGNOSTICO EMPRESARIAL QUE DESARROLLA EL CONTROL DE GESTIÓN.
La cual permite hacer comparativos y fijar criterios sobre índices e indicadores y cuadros de comportamientos y tendencias hasta de los últimos 5 años de la empresa en retrospectiva:
§ Normas de creación de la entidad, estatutos y modificaciones§ Cultura organizacional, estructuras organizacionales, manuales de procedimientos administrativos, estrategias, planes y programas de desempeño institucional.§ Manual contable, manuales informáticos; informes financieros y de gerencia§ Estados financieros y sus notas.§ Presupuestos con adiciones y modificaciones.§ Planta de personal discriminada.§ Características y especificaciones técnicas de los bienes y servicios.§ Planes, programas y proyectos; planes especiales y de seguimiento.§ Estudios e informes de carácter interno y externo.§ Centros de costos conformados.§ Características socioeconómicas de los usuarios.§ Características del Mercado.§ Índices de precios y cantidades sectoriales§ Empresas de la competencia.§ Plan Nacional de Desarrollo y mercado del sector.
ÍNDICE DE PRECIOS: Es el promedio ponderado de los precios relativos de un grupo de artículos, denominado canasta, entre el periodo de estudio y un periodo de referencia llamado base. Se presenta en %.; el cual restado de 100 mide el aumento o disminución promedio de los precios entre los dos periodos.
ÍNDICE DE CANTIDADES: Es el promedio ponderado de las cantidades relativas a un grupo de artículos, denominado canasta, entre el periodo de estudio y un periodo de referencia llamado base. Se escribe en % y al restarlo de 100 arroja el aumento o disminución promedio de las cantidades entre los dos periodos.
ÍNDICE DE PRODUCTIVIDAD: Es el índice del volumen de producción a Precios constantes, dividido por el índice de volumen de factores.
Para el éxito de la medición EL INDICADOR se considera como una razón o cociente y se asocian a su medición los siguientes Índices:
• DE LATENCIA: Relación de la capacidad y la potencialidad de producir un bien o servicio.
• DE COMPORTAMIENTO: Relación de actualidad y potencialidad que produce un balance en el corto tiempo y la posibilidad de inversión en recursos para que la productividad se mantenga o se incremente.
• DE PRODUCTIVIDAD: Relación de actualidad y capacidad, es decir, el posible desarrollo frente a recursos inactivos presente.
INSPECCIÓN: es una actividad de ver los procesos.
INTERVENTORIA: Es una actividad que tiene como función alcanzar plenamente los objetivos de los procesos de un proyecto; ejerciendo un control, sobre el cumplimiento de los contratos y el éxito de su ejecución en términos de coberturas y calidad, a costos razonables y con resolución de los problemas inherentes en cada etapa de la ejecución de dicho proyecto.
PROCESOS: Es cualquier actividad o grupo de actividades que emplea un insumo, se le agrega valor a éste y suministra finalmente un producto a un cliente externo o interno. Un proceso consiste en un grupo de tareas lógicamente relacionadas, apoyado con los recursos de la empresa para que produzca resultados específicos.
PROCEDIMIENTO: se le reconoce como un modo prescrito de ejecución de trabajo para alcanzar un objetivo preestablecido. Es la instrucción que conduce a la realización de un sistema o planes para obtener eficientes y mejores resultados de cada actividad o función y que hacen parte de la Planeación que comprende Objetivos, Políticas y Procedimientos (actividades paso a paso).
MÉTODOS: Es la determinación de cómo efectuar una labor al tomar en cuenta el objetivo, los recursos disponibles, así como el tiempo y el esfuerzo.
FINES DE LOS MÉTODOS: Mejorar procesos y procedimientos, Mejorar la disposición de la institución y el lugar de trabajo, alcanzar la eficiencia y la eficacia en las actividades de la entidad; reducir la fatiga producida por esfuerzos innecesarios y mejorar el clima organizacional.
.
INFORMACIÓN REQUERIDA PARA EL DIAGNOSTICO EMPRESARIAL QUE DESARROLLA EL CONTROL DE GESTIÓN.
La cual permite hacer comparativos y fijar criterios sobre índices e indicadores y cuadros de comportamientos y tendencias hasta de los últimos 5 años de la empresa en retrospectiva:
§ Normas de creación de la entidad, estatutos y modificaciones§ Cultura organizacional, estructuras organizacionales, manuales de procedimientos administrativos, estrategias, planes y programas de desempeño institucional.§ Manual contable, manuales informáticos; informes financieros y de gerencia§ Estados financieros y sus notas.§ Presupuestos con adiciones y modificaciones.§ Planta de personal discriminada.§ Características y especificaciones técnicas de los bienes y servicios.§ Planes, programas y proyectos; planes especiales y de seguimiento.§ Estudios e informes de carácter interno y externo.§ Centros de costos conformados.§ Características socioeconómicas de los usuarios.§ Características del Mercado.§ Índices de precios y cantidades sectoriales§ Empresas de la competencia.§ Plan Nacional de Desarrollo y mercado del sector.
No hay comentarios:
Publicar un comentario